费用不只是财务部门的事情

管理会计

序言：一提到费用，从公司高层到基层财务人员，都会认为是财务部的事情。显然这是一个很盲目的判断。

  控制费用的切入点应该在花钱的人，即业务部门，如研发部门，销售部门，采购部门等。比如差旅费用，大多数公司的做法是在出差前填写出差申请单，出差回来会凭出差申请单和发票等到财务部门报销，如果财务部门发现有不合理、不合规的交通费、招待费等就退单或者要求业务人员进行详细的解释说明，否则不予报销。

  这就是一种典型的从后端进行费用控制的思路，即费用已经发生了才判断是否合理，弊端是财务人员为了控制费用，在业务人员面前成了“坏人”，业务人员认为是必要合理的支出，而财务人员由于不了解业务不知道是否合理，解释说明做多了，业务人员觉得财务不信任业务，导致财务人员与业务人员关系紧张。而如果费用控制从前段开始，效果就大有不同了：业务人员在出差之前，出差申请单不仅要预计出差行程还要按照作业成本法列出每一个业务活动预计的费用支出，在由直接主管审批时直接主管就可以根据此次出差的目的、任务等判断哪一些业务活动是与本次出差目的无关的，对于那些非增值性的作业活动就可以考虑不予批准，这样通过减少作业活动，对应的控制没有必要的及不合理的费用支出。财务人员在报销时只需核对出差申请单和实际费用支出情况、发票有无问题，而且业务部门的出差申请也可以为财务部门的资金预算提供可靠信息。