如何有效做到“先事后钱”

管理会计

     一、“事”怎么确定？有效的预算编制从明确“要干的事”开始，“要干的事”由公司要实现的目标以及实现目标的途径决定。有效的战略规划制定了公司的目标以及实现目标的途径和战略举措，以此为依据，各业务单位和部门将之进一步细化为业务计划，便可以成为可操作的“事”，构成编制预算的依据和基础，这就涉及到管理流程的衔接。现在很多公司都在推动“战略驱动资源配置”，但往往停留在理念上，其原因在于“战略举措”离可操作的“具体的事”还有相当的距离。

     二、“事”应具体到什么程度？简言之，要具体到能够预算编制提供“明确的依据”。比如很多企业的“大力拓展农村市场”、“积极推进走出去战略”显然难以为预算制定提供足够的依据，只有将战略规划细化成可操作的业务计划，甚至分解到活动层级，才能将“事”作为预算编制的基础。这也涉及到管理流程的衔接，即战略规划与业务计划的衔接。在具体操作中，一定要避免“公司规划”和“业务计划”两张皮，要建立一种机制，使得业务计划的核心依据是公司总体规划。这里借用我们的客户对预算管理的理想境界的描述：“预算跟着事项走，事项跟着项目走，项目跟着计划走，计划跟着规划走，规划跟着目标走”。

     在具体业务计划编制中，有大量的部门工作（特别事一些日常性工作）难以在战略规划中体现。 为此，业务计划可以分为两个部门：一个是战略性的工作，来之于对战略规划中与部门职责相关内容的细化和分解；一部分是日常性工作，主要是一些常规的、例行的一些工作。将两部分内容整合起来就是一个相对完整的业务计划，可以作为预算编制的重要基础。

     三、既没有规划、也没有具体的计划如何“先事后钱”？在管理基础相对薄弱的公司，战略规划与业务计划往往不完整，甚至是缺乏的，在这种情况下可以在每笔预算编制和每次预算申请中，要求详细写出预算的业务依据并由主管领导审阅，从预算的角度“倒逼”业务计划。

     四、怎样“从事到钱”：这个环节是对整个框架中的“核心关节之一”。只确定了“事”如果没有相关的费用、成本依据（“这事该花多少钱”），即使再明确、再具体的事也不能转换为预算。因此，必须明确活动的成本驱动因素、费用标准等等。在实践中，从可操作的角度，一些客户的做法可供参考。一种是“横向类比”，即“有例依例，无例比附”，及在管理基础相对粗放的公司，确定一个事要花多少钱可以根据以前的“类似情况”（“先例”）作为依据（何为“类似”也是一个比较专业的问题，需要归口部门判断）或类比，制定这件事的预算，有点类似英美法系的“判例法”（先前判例也可以成为后案依据）。 但可以提出一个要求，对确实类似的事项，预算费用从原则上说应该逐年下降。一种是“纵向分解”，将一件事层层向下分解，一直到“业务活动”这一层面，根据业务活动的费用驱动因素确定各活动的预算，在层层向上汇总，确定这件事的预算。这需要比较精细的管理，也公司对管理基础提出了要求。公司可以根据自身的管理基础，选择合适的确定方法。 但不管用什么方法，平时加强核算，积累数据，总结规律，都是做好预算的重要基础。

     五、谁来确定审核“事”？事权驱动财权的要求下，必然衍生出了与之相应的管理要求 ，比如对责任主体的要求，要求专业部门做专业决策，即各渠道、机构和职能部门担当“事权”的决策主体。在相当一部分公司中，财务部在预算中起着“全能”的作用，他们甚至审核本来应该由业务管理部门审核的工作。这实际上是专业管理部门职责的缺位。 从落实预算的角度，“事”的制定和合理性判断必须由专业部门而不是财务部来执行，体现在公司层面，往往需要一个“归口管理部门”对相关专业的“事权”负责。下图扼要描述了“事权驱动财权”所需的管理要求及责任主体。