如何高效处理繁杂的职场邮件

管理会计

邮件作为现代职场中不可或缺的交流工具，给我们带来许多便利。但日复一日繁杂的邮件处理，有时便会影响正常工作，遇到这样的情况时如何解决呢？

在我服务过的四家企业中，都不同程度地用到电子邮件，少则每天一两封，多则每天上千封邮件。如何处理这些邮件有时就像处理来袭的马蜂一样，让人痛苦不堪。

选择与素质高的人进行邮件沟通

与低素质、低水平的人沟通时就会产生代沟，您的理念与对方的理念不同时，很难产生共鸣，双方的立场不同导致的结果不同，您在邮件中讲的事情已经很清晰了对方还是不能理解或者理解错误。与这样的人沟通最简单有效的办法就是面对面讲话或电话沟通。少用文字性的材料。

写邮件时注意格式和内容

邮件正文开始要写称呼，这表示对人的尊称。如果既不写 姓名又不写称谓，表示您在藐视对方。这是写邮件的大忌。很多朋友在邮件中与对方沟通，只一次就永远的没有回音了，就是没有称谓。这叫像结婚是为了生孩子， 但如果一见钟情的男女一见面就说“我们生孩子吧”，会有什么样的结果?

邮件要注意条理性。给对方写邮件时尽量用1、2、3、4等一条一条列清楚，每一条讲 什么内容，采用递进式展开，对方会觉得与您这样一样有内涵的人沟通是一件快乐的事。如果从头到尾讲了一大堆话，别人看不了来到底讲了什么，再多内容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫，给人的感觉与自己的感觉会有天壤之别。写邮件时千万别穿五件破衣服，尽量穿一件体面的羊毛衫。

对于邮件用语，要礼貌地用词，哪怕对方是您的下属，也尽可能地用“您”，而少用“你”，邮件中更不可以有轻浮的词语和 粗口的内容。需要对方配合时，要用“请”。人本身无贵贱之分，如果从邮件中体现贵贱，那只能说明您自以为高贵，而不把别人放在眼里，或者只是例行公事。这 样的邮件往往起到的是反作用。

给对方问题或提议、要求时，一定要告诉对方庆什么进修给予回复。当别人给自己的邮件中也有这样的提示时，自己应该每过 一段时间就向对方报告一次事态的进展情况。如果对方对自己的要求既没有提前告诉对方能否做，有什么困难，到期了对方不催促时还不报告对方，这是相当无礼的 举动。给对方一种不可信或不重合作的感觉。为了避免这种事情发生，自己最好随身带一小本记事本，把对方给自己的要求排成时间表，定期查看，总结与分析结 果。及时汇总处理。

邮件的结尾尽量给对方一些祝福或礼貌词语。这些事情可能需要花您一分钟的时间，但带来的效果却不是一分钱的结果。我在 招聘过程中，很多来面试者事先都会做题，我在发出试题时就用这样的方法，他们来面试完了无论结果如何，总要见见我。我其实人很丑陋，但就是因为比别人多做 了那么一点点功课，为企业提升了形象。同样地，与朋友交流时，这样做，您会得到更多高水平的朋友。

写邮件注意选择对象

对于需要多人同时知会的邮件，需要在标题上注明“请全体知会”、“供参考”、“请在XX之前回复”等。对于重要的内 容，在标题上可注明一到五个不等的星星，如★★★★★☆☆☆☆☆，数量越多，代表越重要。对于无关的人，千万不要发邮件给他，一方面导致信息泄露，另一方 面，增加无关人员的工作量(阅读和处理邮件是需要花费时间的)。对仅需要知会就行了的人，应在邮件中注明“请XXX XXX知会”，请“XXX XXX在XX月XX日XX时XX分前回复”等。给不同的人写邮件时，应根据内容不同进行相应的措词。除非万不得已，否则建立不要搞邮件群发。当然，企业中 的通知、宣布政令等严肃的事情不在此列。

如何处理附件

某些电子邮件在打开附件时需要花很长时间，这给邮件使用者带来时间的浪费。 为了避免这样的事情影响他人工作，建议在发送附件时，如果能直接复制后粘贴到邮件中的，如Word的DOC、DOCX类文档，EXCEL的XLS、 XLSX类文档，可以直接选中内容，复制和粘贴入邮件。但对于内容较多的附件，不建议使用此方法。

同时发送多个附件时，建议先将附件的名称做相应的修改或调整，以便对方归类存档，之后将其进行压缩，这样可以减少发送和接收的时间。

适时的邮件备份与分类

现在的所有邮件都有备份与分类功能，对其进行分类备份是为了数据的安全性，也便于邮件的查询与后期归类处理。