协作工具巧选择

管理会计

    需要发几封电子邮件才能预定一次会议？虽然这听起来很像是那个“需要几个人才能换个电灯泡”的老笑话，然而对我们大多数人而言，这并不是玩笑。电子邮件是企业最常用的协作工具。但是很遗憾，对于一些常见事务的处理，例如安排会议、制作简报或报告或与别的办公室的同事进行协作等，电子邮件并不是很理想的工具。事实上另有数十种可选的协作工具，有新有旧，其中包括维基、工作流管理器、网络和视频会议以及智能电话等。因此我们很难理解为什么大多数人仍然使用电子邮件，而不采用这些更专业的工具。

　这里介绍几家通过采用协作工具而提高了生产力和竞争力的企业。最简单且最经济的方式可能是共享文档库。位于纽约的网页软件营销公司Pica9采用的就是它。

　Pica9的一位名叫霍瓦涅斯(Ben Hovaness)的开发人员说，“在管理总体生产进度，支持事件记录和测试计划中的应用，以及制作现场验收项目清单时，我们都使用Google Apps。随着谷歌不断对这一软件的功能进行扩展与改进，它在我们日常运营中发挥的作用已经越来越重要了。”

　更高级一点的工具是维基。维基是允许多用户通过网页浏览器快速进行编辑的简单网站。位于美国佛罗里达州棕榈湾(Palm Bay)的ZATZ出版社采用一款名为DokuWiki的开放源代码软件来管理文件归档、工程设计记录以及其他商业文件。

　该社主编格维茨(Da vid Gewirtz)说：“维基比较难掌握，有些人可能都不知道你可以拥有自己的私人维基。他们首先想到的就是‘维基百科 ’(Wikipedia)，但是他们又不想将信息公布于众。 ”

　使用维基最难的是学习如何安排页面层级。格维茨补充说，“对电脑不精通的人可能会觉得维基有些令人生畏，在对其添加新页面或目录时很难得心应手。 ”

　建立无纸化环境

　自维基再升级一步，就是建立一个成熟的文档管理门户，以此作为企业的主知识库。信贷企业 Shore Mortgage便采用此种工具。它旗下的350名员工都使用施乐 (Xerox)的 BlitzDocs电子抵押贷款协作软件。

　经济衰退对抵押贷款业务构成重创，因此幸存的贷款机构及中间商需借助他们可以获取的所有有助于提高生产力的工具。 Shore Mortgage通过安装施乐的软件，创建了一个更为简化、迅捷的无纸化环境，从而精简了从填写贷款申请直至提供贷款阶段的各项操作。

　该门户网站记录着海量与流程相关的文件，并整合了多个系统。公司首席信息官希曼 (Pat Hinman)说：“现在我们的核贷周期均为 24小时，公司的销售量因此提高了约 25%。”此系统成为了 Shore Mortgage吸引新客户及中间商的一大竞争优势。

　希曼解释说，“大约18个月前，我们开始尝试建立无纸化环境，并用图像取代纸质文档。当时的软件无法实现这些功能，但通过采用施乐网页 (Xerox Web)服务 ,我们实现了这一整合。公司现在设有一个专门的地址来共享及存储文件和数据 ——且涵盖从贷款申请直至结账后的所有阶段。 ”

　Shore Mortgage在承贷区内先向四人或五人小组推出了该系统，这使得过渡更为顺畅。希曼回忆说：“我们先让资深核贷员对系统进行测试，接着收集反馈信息，修正一些错误。在其后的一个星期内又让另两组参与测试。这使得新系统更受欢迎，这最终成为我 18年来推行过的最佳改进项目之一。 ”