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标题: 王皓:财务信息化一定要跟内部控制紧密结合 [打印本页]

作者: Zalman    时间: 2014-1-17 13:13
标题: 王皓:财务信息化一定要跟内部控制紧密结合
    王皓:财务信息化一定要跟内部控制紧密结合

  大家好,很高兴能有机会跟大家一起来分享一下这些年对财务、财务信息化方面的理解。首先介绍一下世邦魏理仕,世邦魏理仕英文是CDRE,是做物业管理服务和房地产类的咨询,基本上是咨询服务类的公司,比如说高档写字楼的管理,物业管理,还有买楼卖楼,还有办公室的租赁,办公室的买卖,所有跟房地产服务类相关的咨询服务类,都会有涉及。因为现在的开发商都需要综合体项目,不是只卖一个商业,做商业的时候,它也要做小区,也可能要做写字楼,就需要综合的管理,所以我们公司基本上提供全方位的房地产方面的咨询管理服务,就这种类型公司来说,它其实是服务型的公司,它的特点,不同于前面几位财务老总他们的公司类型,属于只是以人为资产的公司,所以它这种公司的控制方式,也会比较特别。我在刚加入CDRE的时候,正赶上财务软件的更换,当时我刚来的时候,是用好多的软件,有记帐、采购、业务开单、报销系统,这些东西全不连在一起,每个月我们财务部门的人,月末的时候就加班,不停的倒数,先把数从软件里倒出来,再导入到财务系统里去,不停的查东西,一开始把我搞晕了,一会儿找我盖章,一会儿找我签字,因为每个系统里都要留下一个痕迹,前几个月,都没搞明白这个流程是怎样的,后来很幸运的我参与了整个公司的财务系统的更换,更换了以后,我们从原来的系统,换成了Oracle,Oracle系统整合了所有的流程,首先从人力,因为我们人是最多的,全部基本上是人是资本,从人员招聘开始,从第一个人离职以后,系统里自动把它作为一个离职状态,就会有新的人加入,新的人从招聘的第一步开始准备招聘,一直要多少预算,给他什么时候入职,这个人定义在什么职位,在哪个部门工作,他的办公室在哪,所有人员信息,一致的输入到系统里来,等到这个人员入职,就流到我财务系统,这个人的工资,什么职位,哪个部门,他的成本就到财务系统,包括他所有的奖金这些都在财务系统里有了,接下来采购,采购也是一样,所有的业务部门,他会自己在业务系统采购,跟着审批流程走,走到最后,到我财务系统的时候,它已经是完整的,就需要我检查一下,整个是不是合规,合同是不是按照规定已经签署了,发票是不是已经到了,是不是高付款期了,我基本上点一个按钮就记帐了,整个记帐的流程,不需要人员的介入,我们有一个叫OCR系统,用扫描发票,自动把发票直接在扫描仪上扫描一下,发票自动记录到系统里来,有了供应商的名称,金额,是增值税还是营业税,所有的这些信息都进来了,进来了以后,它会通知业务部门的人说,你的发票到了,你到发票系统自己定义,发票应该寄到哪个部门,谁来承担这个费用,自动就会跟着审批流,承担费用的主管,自动批这个费用,批了以后,自动到我财务部付钱了,基本上整个流程,他会结合内部控制,还有包括财务,所有的记帐,它都是在一起的。还有包括开单,销售人员你去开单的时候,他在系统里选择销售类型是什么,我的客户是哪一个,哪一个办公室的,我分多少钱,他都写好了,写好了之后,主管审批,审批没问题,也到我的财务系统里来,我只确认这个是可以确认的,就点确认就记帐了。员工报销也是员工自己填自己的报销,每一项填好以后,点申请,确认这些费用,应该由他们部门承担的,自动归到他们部门里来,自动归到我们系统。对于销售的那一部分,应收账款的部门,最主要的就是看,我这笔销售收入是不是应该确认,合同是不是已经签了,销售的所有条件是否满足,最多的工作跟业务部门沟通说,你这笔销售,因为所有的订单都是销售人员自己下的,我们最主要的工作保证这个收入,正确的时间,正确的金额确认到财务系统里来,用到正确的税率,对于采购,还有员工报销也是一样的,我们的应付账款部门,最主要的工作,就是要确认我这个供应商,首先他是合规的供应商,我们这笔合同跟供应商签署的合同是合规的,我们这笔报销,在正确的时间录入到正确的系统里来,确认,银行是正确的,我们就可以自动支付的整个流程了。还有包括员工的报销也是一样的,员工的报销做的这些费用,票据,还有最主要的外资企业,可能对反腐要求比较多,跟反腐相关的,员工报销的时候,有没有请客户吃饭,多少钱,有没有请政府的人吃饭,这些都重新申报,这些在财务部门做合规性的审核。所以说我认为,我们未来财务信息化的系统,一定要跟内部控制是紧密结合在一起的,所有的内控体系,每一个审批环节,应该结合到整个庞大的体系里来,不管是人员招聘的审批流程,还是整个财务费用的报销流程付款的流程,销售的流程,每个流程都应该有相应的控制点在控制。同时,当然结合另一个前提,你要保证正确的人,他在正确职位的人审批,我也发现过,有很多老板他自己懒得去批,就把他的权限授权给他自己的秘书,让他秘书做这些事情,这些情况下,我们就需要用额外的手段,比如说我们要定期监控他的报销系统登录人员的情况,还有他报销过程中,有没有不合规的情况,我们通过额外的财务手段,还有非系统的监控,来保证所有的系统和非系统的控制,我们是在一致性的情况下,我们做的。这是我感觉到,我在这一年多,在CDRE财务信息化流程上面,体会比较深的一块。

  还有一块,对于内部控制这块,我刚才讲到,我们这边对于内部控制,主要有两块,一块是反腐,在CDRE来说我们财务人员有很大一块精力,都用在反腐方面的检查,不管是合同的签署,需要有条款,以及客户筛选的时候,如果是政府的客户,有政府背景的或者国有企业的话,都需要进行特别的申报,还有逢年过节你收一些礼物的话,超过500块钱礼物,都要去申报的,如果没有申报被发现的话,那是要被开除的,这些东西我相信不能百分之百防范住所有的风险,但是我相信至少在很大程度上,对大家的一个警示,还有包括每个季度,我们都会有反腐的培训和内部控制的培训,还有职业导致的培训,从国外的网站上,还有电话会议方方面面的,每天对我们的轰炸。

  还有一块是内部控制,我们每个季度都有内部控制的申报,我们有一套完整的内部控制的申报表,还有一套文字描述的东西,每个季度,如果你的内部控制有任何的调整,有任何的改变,你都要去申报,你都要在你的系统里面,去做描述。我觉得这些东西,其实还是很繁琐的,因为到每个季度末,我们部门的人会觉得特痛苦,因为花的时间特别多,在文字上的东西上。从另一个角度来说,我理解,这种内部控制,更多的时间,他需要用语言或者是用流程的东西,要把它描述下来,才能让你真正的你在检查和你在做的时候,你才能做一个梳理,你才能知道,是不是按照合规的方式去做你日常的运营。这基本上是我对财务的理解。谢谢大家!

作者: job5180vdxdc    时间: 2015-7-15 15:47
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作者: awenx    时间: 2020-4-9 20:38
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